Un partenariat au service de l’ambition
Le département client, fort de son important patrimoine immobilier, souhaitait lancer un appel d’offres propreté ambitieux, intégrant des objectifs sociétaux et environnementaux. Face à la complexité du projet, le département a choisi de s’associer à Incos, cabinet expert en marchés publics. Cette collaboration étroite a permis de relever les défis et de concrétiser la vision du département.
Défis et points de douleur
Le département souhaitait lancer un appel d’offres propreté pour l’ensemble de son patrimoine immobilier. Cependant, plusieurs défis étaient à relever :
- L’étendue du territoire départemental rendait difficile le suivi d’un seul prestataire.
- Le département souhaitait favoriser l’insertion sociale et professionnelle en encourageant le recours aux personnels éloignés de l’emploi.
- Le département souhaitait rationaliser ses dépenses en optimisant les processus d’achat.
Co-construction de solutions innovantes
Ensemble, Incos et le département ont élaboré des solutions sur mesure :
- Découpage intelligent du marché : Pour favoriser l’accès aux entreprises locales et à celles de l’insertion, le marché a été divisé en lots spécifiques, reflétant la volonté d’inclusion du département. Un lot a été réservé aux entreprises d’insertion sociale et professionnelle.
- Système de bonus-malus incitatif : Un système innovant a été mis en place pour encourager activement les prestataires à embaucher des personnes éloignées de l’emploi et à garantir une qualité de service irréprochable.
- Recrutement d’un référent propreté : Pour assurer un suivi rigoureux et une communication fluide, un référent propreté dédié a été recruté, véritable chef d’orchestre du projet.
- Digitalisation pour une gestion optimisée : Des outils numériques performants ont été déployés pour faciliter le suivi du marché, la communication avec les prestataires et garantir une transparence totale.
Des résultats concrets et une transformation durable
Grâce à cette collaboration fructueuse, le département a atteint ses objectifs :
- Objectifs sociétaux atteints : Le système d’incitation innovant a permis de dépasser les attentes en matière d’insertion professionnelle, offrant de réelles opportunités aux personnes en difficulté : en incitant ses prestataires à être partie prenante de cette dynamique, le Département a agi de façon efficace et permis le retour à l’emploi d’un nombre important de personnes en difficulté ou éloignées de l’emploi. Par la rédaction d’un Cahier des charges précis s’agissant du volet sociétal et de clauses contractuelles adaptées et pertinentes, Incos a rendu positive et attractive cette démarche auprès des partenaires/fournisseurs de services du Département.
- Favoriser l’insertion sociale et professionnelle : Le lot réservé aux entreprises d’insertion sociale et professionnelle a permis de créer des emplois pour des personnes éloignées de l’emploi.
- Qualité de service améliorée : La redéfinition de SLA (Service Level Agreement), de KPI (Key Performance Indicators) précis et pertinents, l’imposition faite au prestataire d’un pilotage rigoureux par un référent marché de haut niveau, d’un plan relationnel exigeant, de la mise en œuvre d’outils de traçabilité ont permis d’améliorer très significativement la qualité du service rendu et le suivi des prestations.
Au-delà du Cahier des charges, de la pertinence des éléments de chiffrage économiques et techniques soumis aux Candidats, cette amélioration du niveau de service résulte en premier chef du process de consultation initié par Incos et des critères pertinents de sélection proposés et validés par le Département.
- Maîtrise du pilotage : L’accompagnement et les conseils prodigués par Incos en matière de pilotage des prestataires, de plan de communication, de monitoring et la mise en œuvre, au profit du département, de la solution de suivi et de contrôle des prestations XLPocket® développée par Incos ont permis au département de prendre réellement en main et avec succès le suivi, autrefois épineux, du dossier propreté.
Incos, un partenaire de confiance
L’expertise d’Incos en marchés publics, sa connaissance du terrain et sa capacité à proposer des solutions sur mesure ont été déterminantes dans la réussite de ce projet. Cette collaboration exemplaire témoigne de la puissance de la co-construction pour atteindre des objectifs ambitieux et transformer durablement les pratiques.
