Présentation du client
Notre client est une société française de parfumerie de luxe qui a récemment déménagé dans un nouveau siège social situé dans les Hauts de Seine. Le site accueille 1 200 collaborateurs et nécessite une gestion rigoureuse des services de sécurité, de propreté/hygiène, de courrier et de factotum.
Défis et points de douleur
Suite à son déménagement, l’entreprise était confrontée à plusieurs défis liés à la gestion des prestations délivrées sur ses sites et à leur interopérabilité :
- Problématique de cohérence entre les différents services : Les prestations délivrées, résultant d’appels d’offres dissociés, ne bénéficiaient pas des synergies naturellement rencontrées sur un site de cette qualité et de cette dimension. La cohérence des services n’était, de ce fait, pas présente ou insuffisamment présente pour répondre aux attentes des utilisateurs et aux contraintes du site.
- Difficultés à trouver des prestataires qualifiés : La complexité des besoins et contraintes de fonctionnement de l’entreprise rendait difficile la qualification de prestataires en capacité de répondre aux différentes exigences du site notamment en matière d’hospitality management, de proximité, de réactivité, de sécurisation.
- Mauvaise qualité de service : Les prestataires en place pour les services courrier et factotum rencontraient des difficultés importantes en matière de qualité de service et de suivi.
Problèmes de sécurité : Le client souhaitait améliorer la sécurité de son site, notamment concernant la gestion des colis (traçabilité, sécurisation des valeurs, monitoring …).
Solutions mises en place par Incos
Incos, cabinet de conseil spécialisé dans la gestion des appels d’offres, a été mandaté par ce parfumeur pour l’accompagner dans la gestion de ses appels d’offres portant sur les services de sécurité, l’hygiène et la propreté, le courrier et les prestations de factotum. Pour répondre aux différentes problématiques rencontrées par l’entreprise, Incos a été source de proposition, ne s’interdisant aucun scénario, afin de permettre à notre client la mise en place des solutions suivantes :
- Définition d’une stratégie globale : Dans le cadre d’une activité courrier particulièrement intense, Incos a élaboré une stratégie globale visant à permettre aux services courrier et sécurité de fonctionner de façon plus efficace et quasi symbiotique. Le but était en effet de s’appuyer concrètement sur le service de sécurité pour améliorer la traçabilité des valeurs expédiées ou réceptionnées par le site. La mise en oeuvre d’outils spécifiques à la gestion des colis et les préconisations faites en matière de télésurveillance et de process a renforcé significativement l’efficacité de ce service.
- Concernant la sécurité/sûreté, l’objectif était d’améliorer le service rendu tout en renforçant l’aspect social et humain de la prestation. L’engagement des agents, leur motivation et la reconnaissance de leur action étaient des enjeux majeurs de cette consultation. Incos a permis à notre client de rencontrer de nouveaux acteurs en capacité de répondre aux enjeux sociétaux et de sécurité tout en favorisant la recherche de l’offre la plus économiquement avantageuse.
- Rédaction de cahiers des charges précis : Par son travail de terrain rigoureux et sur mesure, Incos a été en capacité de rédiger des cahiers des charges précis pour chacun des services, en définissant clairement les attentes et les exigences de l’entrepise.
- Sélection de prestataires qualifiés : Incos a sélectionné des prestataires qualifiés et expérimentés pour chaque sujet, en tenant compte de leurs références, de leurs compétences et de leur capacité à répondre aux besoins du client dans un contexte JO.
- Mise en place d’outils de suivi : Incos a proposé à son client la mise en place d’outils de traçabilité et d’indicateurs précis et efficace pour mesurer la performance des prestataires et s’assurer qu’ils répondent aux exigences de l’entreprise dans le temps. L’objectif majeur d’Incos, au-delà de la phase de consultation, étant de permettre à ses clients de développer une relation apaisée et pérenne avec ses fournisseurs et partenaires.
Impact pour le client
Les solutions mises en place par Incos ont permis à cet acteur majeur de la parfumerie de luxe d’obtenir les résultats suivants :
- Amélioration de la qualité de service : La qualité du service rendu, quel que soit le sujet, et l’engagement des prestataires ont été considérablement améliorés, qu’il s’agisse d’hygiène/propreté, de sécurité ou de courrier, ces différents services apportent pleine et entière satisfaction au site et à ses utilisateurs.
- Réduction des coûts : Incos a permis à notre client de réduire ses coûts en négociant des prix compétitifs avec les prestataires.
- Amélioration de la sécurité : La sécurité du site a été améliorée grâce à la mise en place de caméras de surveillance et à un meilleur contrôle des accès.
- Meilleure gestion des appels d’offres : L’entreprise dispose désormais d’un processus de gestion des appels d’offres plus efficace et plus cohérent, assorti de documents d’exploitation efficaces et exhaustifs.
Pourquoi faire appel à Incos pour la gestion de vos appels d’offres
Incos est un cabinet de conseil spécialisé dans la gestion des appels d’offres qui peut vous aider à :
- Définir une stratégie d’achat claire et cohérente.
- Rédiger des cahiers des charges précis et adaptés à vos besoins.
- Sélectionner des prestataires qualifiés et expérimentés.
- Négocier des prix compétitifs.
- Mettre en place des outils de suivi pour mesurer la performance des prestataires.
- Gérer vos appels d’offres de manière efficace et efficiente.
Si vous souhaitez améliorer la gestion de vos appels d’offres et obtenir de meilleurs résultats, n’hésitez pas à contacter Incos.
Points clés
- Incos a accompagné son client dans la gestion de ses appels d’offres pour les services de sécurité, hygiène / propreté, courrier et factotum.
- Incos a mis en place une stratégie globale, rédigé des cahiers des charges précis, sélectionné des prestataires qualifiés et proposé la mise en place d’outils de suivi efficaces et modernes.
- Les solutions mises en place par Incos ont permis à l’entreprise d’améliorer la qualité de service, de réduire les coûts, d’améliorer la sécurité, le pilotage des prestations délivrées sur ses sites et d’améliorer significativement la gestion de ses appels d’offres.
- Incos peut vous aider à améliorer la gestion de vos appels d’offres et à obtenir de meilleurs résultats.
